in תפיסות עבודה

המחברת הלא משונה שלי

[רשומה משלימה לרשומה 'מקום לעודף רעיונות']

"מה זאת המחברת המשונה שלך?" שואל כמעט כל מי שיוצא לו לראות את המחברת שלי מונחת פתוחה על שולחן. מלבד העובדה שיש מי שמפנקת אותי במחברות מ Moji בלונדון, אין במחברות שלי שום דבר משונה. מה שכן, אני משתמשת בהן בצורה מסוימת, שעוזרת לי לנהל את העבודה ואת עצמי. זאת במקביל לעובדה שאני משתמשת בתכנה לניהול משימות. מה רע בתכנות דיגיטליות? שום דבר ספציפי מלבד העובדה שהן מרוכזות בתנאים הנוחים להן. אני צריכה לפחות כלי אחד שמרוכז בתנאים הנוחים לי:

  • לראות כמה אני עובדת כדי לדעת מתי לעבור תחום, מתי לעשות הפסקות ומתי מסתיים יום עבודה
  • לרשום במהירות כל מטלה נוספת שעולה לי בראש
  • לרשום פירוט מהיר של תת-מטלות
  • לרשום מידע שאני רוצה לזכור
  • לראות את כל המידע הנ"ל במקום אחד…

… בלי להצטרך להיכנס לאיזו אפליקציה ולהקליד את מה שאצטרך לקרוא אחר-כך שוב. זה מיותר, כי רוב מה שאני רושמת במחברת הן מטלות לביצוע. זאת אומרת שהמחברת הזו היא כלי מהיר, לשימוש יומי ומידי. עד סוף היום כל מה שרשמתי במחברת טופל, ואני לא חוזרת אחורה ליום קודם.

צורת השימוש הזו עונה על צורך שנובע מהנטייה לעסוק במגוון עניינים ולנהל כמה עלילות מחשבה בו-זמנית: הצורך בגמישות. המחברת עוזרת לי להחזיק את עצמי במסגרת שקבעתי, ובאותו זמן מאפשרת נשימה, חופש, בחירה ופשטות. לפעמים, תכנת ניהול מסבכת את העניינים בדרישותיה המוגזמות למידע מפורט על כל תת-מטלה.

איך זה עובד

[מטעמים מובנים, טשטשתי חלק מהמידע]

המחברת של לימור

אם תציצו על השול הימני של כל עמוד, תראו רצף סימנים קטנים. כל סימן פותח שורה ויש שלושה סימנים כאלה:

ריבוע: פעולה לביצוע

עיגול: תזמון אירועים

נקודה: מידע

השורות שמתחילות בריבוע הן מטלות. ברגע שביצעתי את המטלה או העברתי אותה לתכנת ניהול המשימות הראשית שלי, אני מסמנת את הריבוע בV. כל הריבועים צריכים להיות מסומנים עד סוף יום העבודה.

השורות שמתחילות בעיגול מפרטות תזמונים של עבודה. בימים בהם אני לא יוצאת, אני עובדת במקטעים של 15 דקות עבודה/ 5 דקות הפסקה, בכל שעה מקסימום עוברת נושא, ואני עובדת שש שעות ביום נטו. לפעמים אני חורגת לשבע שעות, לא יותר. כמו שרואים, אין במחברת ציון של השעה ביום כמו שיש ביומן, רק תזמונים. התנהלות כזו בזמן מאפשרת לי הרבה גמישות והספקים. לא משהו שהיה קורה במסגרת תשע-עד-חמש.

כל השורות שמתחילות בנקודה מכילות מידע שאני רוצה לזכור. המידע קצר מועד – מספרי טלפון, סיסמאות, זמני נסיעות ברכבת וכד'.

כל יום מתחיל בציון תאריך (אפשר לראות את אתמול מתחיל קרוב לאמצע העמוד הימני) ועבודה לפי רשימת המטלות שרשומות לי בתכנת ניהול המשימות שלי. כל השורות שמתחילות בריבועים ונקודות, מכילות מידע שנוסף מעבר לרשימה במהלך היום. פחות מעשרה אחוז מהריבועים עבר לתכנת ניהול המשימות, כל השאר בוצע. איך זה לא מתנגש עם מה שרשום בתכנה? כי מי שמסדרת ומתעדפת את המשימות בתכנה, דואגת להשאיר זמן למשימות נוספות ולמיילים בלתי צפויים.

אני מתכננת מראש רק 50% מהזמן.

את ההשראה קיבלתי מ Bullet Journal שהוא רעיון מדליק, אבל לא לגמרי מתאים לילדי לאונרדו. עם זאת, שווה לראות מדי פעם משהו לא מתאים אבל מושקע, כדי לדעת מה אנחנו לא מפסידים…

Write a Comment

Comment