איך לתעדף כשהכל (נראה) חשוב

מישהי אמרה פעם שיש לי סוד שאם אגלה אותו הוא יהיה שווה מיליון דולר. הנה אני מגלה אותו, מתוך בטחון שהוא שווה הרבה יותר ממיליון דולר. רק מה, הוא מגיע עם קצ' קטן: אני לא מחדשת לכם כלום, גם לא בידיעה שאם לא עושים אותו, הוא לא שווה כלום.

כל יום מתחיל בבחירה: מה לעשות קודם? יכול להיות שהבחירה ללבוש תחתונים לפני שלובשים מכנסיים כבר לא נראית לכם משמעותית, אבל היה גיל בהיסטוריה שלכם בו עדיין התלבטתם בשאלה. מה לעשות אחרי זה? ואחרי זה? מרגע שאנחנו פוקחים עיניים ועד שהולכים לישון, אנחנו נדרשים לחשוב, לעבד, להחליט מה לעשות עכשיו, ומה לעשות אחרי זה.

גם כשיש לנו שגרות ברורות כמו שגרת בוקר ושגרת ערב, שגרת טיפוח, שגרת פעילות גופנית וכד', יש מספיק רגעים ביום בהם אנחנו נתקעים עם המחשבה 'אז מה לעשות עכשיו?' או 'מה בא לי לעשות עכשיו?' וגם 'מה יותר חשוב שאעשה עכשיו?'

יש כל מני שיטות שעוזרות להחליט החלטות כאלה: מסגור זמן, איחוד משימות מאותו סוג, טיפול במשימה הפחות נעימה ישר על הבוקר ואז היא מאחורינו, מטריקס תיעדוף משימות, אבנים גדולות אבנים קטנות, HIME – High Impact Minimum Effort, רשימת הדברים שחייבים לקרות השבוע, ועוד.

בעוד שכל השיטות האלה יכולות לעזור להתנהל בצורה יעילה בזמן, הן לא בהכרח מבטיחות שנתקרב למטרות שלנו. המפתח לידיעה מה לעשות קודם (הסוד ששווה מיליון דולר ויותר, כן?) נמצא בידיעה מוקדמת יותר של תכלית, של מה חשוב לנו מאוד בחיים, ונמצא בעדיפות עליונה בכלל תמונת החיים שלנו כרגע. עם כל הכבוד לבוסים, לקוחות, ילדים, הורים, חברים, הקהילה וכל שאר האנשים והארגונים בחיינו, האתר הזה מסתכל על 'עמק חיי'. שם, אני קובעת את התיעדוף, גם כשאחרים וחזקים ממני קובעים את הכללים.

אם אתם ילדי לאונרדו ומתנהלים על כמה נתיבים באותו זמן, תיעדוף הוא חבר טוב שלכם. אני מודה שהוא לבוש פחות צבעוני מ'מה שבא לי לעשות עכשיו'. עם זאת, הוא יותר שפוי וגם יודע לקחת בחשבון את מה בא לי, את רמת האנרגיה והקשב שלי, ומסוגל לעזור לארגן את האינסוף חלונות שנפתחים לי בראש כל הזמן (ובגרסת השכירים – גם את התיעדופים המשתנים בחטף וללא הסבר ראוי, של הבוסים שלי).

דרקון

על קוצו של י'

כשמתכוננים לטפל בדרקון, במקרה הזה הדרקון שמקשה עלינו לקבוע מה חשוב לעשות עכשיו, יותר מכובד לדעת קודם איך קוראים לו ומאיזו משפחה הוא בא. ככה זה בעולם הסיפורים, יש כבוד לשמות של דברים, למשמעות ולכוונה שמאחוריהן. מה גם, שדרקונים לא אוהבים שמתעלמים מהם. בעניין הזה כדאי לקרוא את הספר של ג'ק קנט 'דרקון – אין דבר כזה'.

לדרקון שמפריע לנו לדעת מה לעשות עכשיו, קוראים 'סדרי עדיפויות' ובלועזית Multiple Priorities (מושג חדש יחסית). במובדל מדרקונים מכובדים ומלכותיים, הוא דרקון מומצא. מלאכותי, לא מלכותי. מי שהמציא אותו העדיף לתת שם לטרגדיה במקום לטפל בה.

משפחת המוצא של הדרקון 'סדרי עדיפויות' נקראת 'יותר'. לאשתו קוראים 'עריצות המטלות הקטנות' ולילדים שלו 'עסיקות' או בגרסה הלועזית המוכרת יותר 'busy work'. זו משפחת דרקונים מלאכותית לגמרי, שטורפת את הזמן, האנרגיה, תשומת הלב והכסף של כל מי שבטוח שמשפחת 'יותר' היא משפחת מלוכה.

מעניין לראות איך מחלות מתגנבות לתוך השפה והופכות להיות ביטויים מקובלים וראויים:

"הוועדה למילים בשימוש כללי של האקדמיה ללשון העברית (יש דרקון כזה) דנה במילה תיעדוף והחליטה שאין צורך לקבוע אותה כמונח רשמי, שכן בשימוש הכללי די בצירופים הוותיקים 'קביעת סדר עדיפויות', 'קביעת סולם עדיפות' וכדומה. ומכל מקום רצוי מאוד שלא להשתמש במילה תיעדוף כשהכוונה פשוט להעדפה."

שמתם לב? קביעת סדר עדיפויות או סולם עדיפות. אבל לא סדרי עדיפויות וודאי שלא 'ריבוי סדרי עדיפויות' שאני שומעת יותר ויותר. על קוצו של י' משתבש העולם, אז הנה אני עושה סדר ששווה מיליון דולר ויותר:

או שיש עדיפויות שעושים בהן סדר (מסדרים אותן בשורה)

או שיש משהו שמודד עדיפות לאורך סולם (גם סולם הוא שורה)

אבל אין סדר בריבוי סולמות של ריבוי עדיפויות באותו זמן (מה שאי אפשר לדמיין גם אי אפשר לנהל אבל זה נראה מאוד מתוחכם וחשוב)

מתי זה כן אפשרי (נגיד)? בארגונים ופרויקטים גדולים, איפה שיש אנשים שמתפקידם לנהל סדר עדיפויות, אחרי שאחרים קבעו סולם עדיפות. זה המקצוע שלהם, בעוד אחרים מבצעים חלקים אחרים של העבודה. וזה מצליח? על הנייר או בתוכנה. במציאות זה מצליח בערבון מוגבל מאוד.

בכל מקרה, צריך לקבוע סולם עדיפות, לייצב אותו ולעבוד לפיו. לא לנדנד את הסולם כל הזמן.

מי שמאמין אחרת, מזמין לעצמו צרות מכל מני סוגים. משפחת הדרקונים 'יותר' אוהבת צרות. יותר צרות. זה עושה אותה מאוד חשובה ומלכותית בעיניי הסביבה שתולה במשפחת 'יותר' את התקווה שהיא זו שתוציא את הסביבה מהצרות.

משפחת 'יותר' תמשיך לתחזק את כמות הצרות המרבית שהיא יכולה לתחזק, הכי שהיא יכולה ויותר, כל עוד היא לא צריכה לשלם מחיר כבד מדי. כל עוד לא מצביעים על אחראי ישיר, על אחראית ישירה ל'יותר', כל עוד לא מעמידים אותם על מקומם ותובעים מהם לשאת באחריות על מעשיהם, משפחת 'יותר' תמשיך לשגשג כמשפחת מלוכה.

מאוד פשוט הסיפור המסובך הזה.

הדרך לפתור אותו היא לברר מה התכלית, מה התיעדוף-על, מה באמת חשוב, ולהתנהל לפי ההבנות האלה. דרך פעולה כזו מחלישה את הדרקון מהבטן שלו, כי השיר שלו 'צרות', לא עובד על מי שיודע לאן הוא הולך. הוא עובד רק בכוח, וכוח זה מסוכן מעבר למידה מסוימת. לפחות במקומות ששמו לעצמם את השלט 'דמוקרטיה' מעל שער הכניסה.

איך עושים את זה? ובעיקר – איך ילדי לאונרדו, שנראה שיש להם יותר חלקים זזים עושים את זה? על כך ברשומות הבאות. כדי שהכל יהיה ברור, פשוט וישים, הפעם לא אחכה שבועיים. במקום, אפרק את התהליך לכמה ביסים קטנים לאורך השבועיים הקרובים (אם לא יצוץ איזה דרקון).

רשומה הבאה
Loading Facebook Comments ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.